南京邮电大学审计档案管理办法

发布时间: 2016-06-03 浏览次数: 132

校审发〔2009〕1号

     为加强学校审计档案管理,充分发挥审计档案在学校各项管理中的作用,根据《教育系统内部审计规定》、内部审计准则》和《南京邮电大学档案管理办法》,制定本办法。

第一章审计档案

第一条 审计档案是指在审计活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的记录,以实物形态存在的实物证据。

第二条 审计处应对以下各种内部审计业务档案做好管理工作:

1、财务收支审计档案;

2、财务计划执行情况审计档案;

3、单位预算执行情况审计档案;

4、单位决算审计档案;

5、经济效益审计档案;

6、内部控制审计档案;

7、经济责任审计档案;

8、专项资金审计档案;

9、建设项目预算(概算)审计档案;

10、建设项目决算(结算)审计档案;

11、财经法纪审计档案;

12、审计调查档案;

13、其他审计档案。

第三条 在审计活动中形成的下列文件和材料,应当分类归入审计档案:

1、审计通知书、审计建议书、审计意见书、审计决定书、移送处理书及部门、单位领导的审批意见等;

2、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明,审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿及相关性资料;审计报告等;

3、审计工作方案、检查审计意见书的落实情况,后续审计及审计决定执行情况的报告、领导批示和记录;

4、与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料;

5、以录音、录相或计算机储存的软件等视听材料;

6、其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

第四条 在审计活动中,禁止使用圆珠笔、铅笔、红笔书写文件和材料(包括拟稿、领导签署意见等),以确保档案字迹清楚,具有耐久性。

第五条 审计档案应按项目立卷,一个项目可立一个或几个卷,不得将几个审计项目合并立卷。跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。

第六条 审计案卷内的文件和材料应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料的顺序进行排列。

第一部分为结论性文件材料,采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列:

1、向上级部门或学校领导报送的有关本项目的审计情况报告;

2、审计决定或审计意见书;

3、被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况;

4、有关审计处理的请示,审计事项的报告及上级部门或学校领导的批复、批示;

5、审计报告及审计处审定报告的会议纪要;

6、被审计单位或人员对审计报告的书面意见;

7、被审单位或人员对审计决定的复审申请,对审计决定的申诉材料;

8、有关本项目的通报、处理意见;

9、移送处理意见书。

第二部分为证明性文件材料,按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序,对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列:

1、审计证实问题汇总记录;

2、审计证实问题分项记录;

3、其他审计工作底稿及审计证据。

第三部分为立项性文件材料,按文件材料形成时间顺序并结合文件材料的重要程序进行排列:

1、上级部门或学校领导对项目审计任务的指示和部署意见;

2、与审计项目有关的群众来信、来访记录;

3、本项目的审计工作方案;

4、审计通知书。

第七条 审计案卷内每份或每组文件材料之间排列规则应当是:正件在前,附件在后;定稿在前,修改在后;批示在前,报告在后;重要材料在前,次要材料在后;汇总性文件材料在前,原始文件材料在后。

第八条 根据谁审计谁立卷的原则,建立立卷归档工作责任制。在制订项目审计计划时,审计组组长即应指定专人负责审计档案的立卷归档工作;审计项目实施时,审计人员应及时收集和整理所分项目的文件及有关材料;审计终结时,由审计组组长指定的负责人对审计项目形成的全部文件和材料进行收集、整理、鉴别、取舍,并按立卷的规则和方法进行组卷,做到审结卷成。经审计组组长复查后移交审计处档案管理人员。

第二章 其他档案

第九条除审计活动中直接形成的档案外,下列档案也由审计处档案管理人员负责管理:

1、上级部门及学校领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知及文件;

2、学校有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件;

3、在审计工作会议或审计学术交流会议上,本校代表的发言稿及会议的主要文件;

4、审计处的机构改革、人事任免文件及岗位责任制;

5、群众来信、来访记录;

6、其他与审计有关的档案。

第十条 上述档案的排列顺序为:

1、请示与批复排列在一起;批复在前,请示在后;

2、正件与附件排列在一起,正件在前,附件在后;

3、正本与定稿(有领导签批的草稿)排列在一起,正本在前,定稿在后。

第三章 档案的移交

第十一条 审计处档案管理人员应对移交的项目审计案卷进行必要的整理,按卷内文件材料的排列和内容编写目录并标注页码。

第十二条案卷立好并经验收后于次年6月底前移交综合档案室,案卷封皮由学校档案室根据有关规定统一制作、填写。

第十三条 审计档案应为长期保管。存学校档案室的审计档案借用、查阅,一般限定在本部门、本单位审计机构内部,凡外单位需借阅审计档案或要出具审计档案证明的,应经审计处主要负责人审批。并根据学校档案室的有关规定办理。

第十四条 上级部门及学校有关审计工作文件和审计处制定的文件,由审计处档案管理人员根据学校档案室的规定进行分类立卷,编者编写目录,并于次年6月底前移交学校档案室,案卷封皮由学校档案室统一制作填写。

第十五条 所有文件副本由审计处档案管理人员收集、整理、装订成册,按顺序打印页码,编写目录,加具封面,负责保管。

第十六条 所有审计档案及文件副本在送学校档案室前,由审计处档案管理人员负责档案的保密工作和移交手续的登记工作。

第四章其他

第十七条 本办法由审计处负责解释。

第十八条 本办法自发布之日起执行。